Brand­vei­lig­heid tij­dens de opbouw van eve­ne­men­ten

Wie betrok­ken is bij de orga­ni­sa­tie van een fes­ti­val of eve­ne­ment, weet hoe intens de opbouw­fa­se kan zijn. Wat eerst een leeg ter­rein is, ver­an­dert in kor­te tijd in een com­pleet inge­rich­te loca­tie met ten­ten, stands, instal­la­ties en voor­zie­nin­gen. Juist in die fase ont­staat de mees­te dyna­miek. En daar­mee ook de mees­te risico’s.

Veel aan­dacht gaat uit naar de dag van het eve­ne­ment zelf, ter­wijl de basis voor vei­lig­heid al eer­der wordt gelegd. Tij­dens de opbouw wor­den keu­zes gemaakt, situ­a­ties aan­ge­past en plan­nen in de prak­tijk gebracht. Dat is pre­cies het moment waar­op brand­vei­lig­heid onder druk kan komen te staan.

De opbouw­fa­se: waar plan­nen en prak­tijk samen­ko­men

Op papier klopt het vaak. De ter­rein­in­de­ling is door­dacht, vlucht­we­gen zijn inge­te­kend en voor­zie­nin­gen zijn afge­stemd op het aan­tal bezoe­kers.

Maar zodra de opbouw begint, ver­an­dert de situ­a­tie.

Leve­ran­ciers komen tege­lijk het ter­rein op, ten­ten wor­den geplaatst, instal­la­ties aan­ge­slo­ten en mate­ri­a­len tij­de­lijk opge­sla­gen. Ieder­een werkt van­uit zijn eigen plan­ning en ver­ant­woor­de­lijk­heid. Daar­door ont­staat er al snel ver­schil tus­sen hoe iets bedacht is en hoe het uit­ein­de­lijk wordt uit­ge­voerd.

Dat is niet per se ver­keerd, het hoort bij de prak­tijk van eve­ne­men­ten, maar het vraagt wel om aan­dacht.

Klei­ne afwij­kin­gen, gro­te impact

Wat in eer­ste instan­tie klein lijkt, kan gro­te gevol­gen heb­ben.

Een pal­let die tij­de­lijk in een rou­te wordt gezet.
Een kabel die net iets anders wordt gelegd dan gepland.
Een tent die een meter opschuift voor de logis­tiek.

Op zich­zelf zijn het logi­sche keu­zes. Maar samen kun­nen ze ervoor zor­gen dat vlucht­we­gen min­der goed toe­gan­ke­lijk zijn, dat over­zicht ver­dwijnt of dat risico’s ont­staan die voor­af niet zicht­baar waren.

In de prak­tijk zijn het juist deze klei­ne afwij­kin­gen die het ver­schil maken.

Het belang van con­tro­le op het ter­rein

Daar­om is con­tro­le tij­dens de opbouw geen over­bo­di­ge luxe, maar een essen­ti­eel onder­deel van het pro­ces.

Niet als moment om ach­ter­af te cor­ri­ge­ren, maar om tij­dens het bou­wen mee te kij­ken en bij te stu­ren waar nodig.

Het gaat er niet om alles stil te leg­gen, maar om bewust te blij­ven van de uit­gangs­pun­ten:

• Zijn de rou­tes nog vrij en logisch;
• Klopt de inde­ling nog met wat is afge­spro­ken;
• Zijn instal­la­ties vei­lig geplaatst.

Door op die manier naar het ter­rein te kij­ken, blij­ven risico’s beheers­baar en voor­kom je dat pro­ble­men zich opsta­pe­len rich­ting de ope­ning.

Samen­wer­ken met leve­ran­ciers

Een eve­ne­ment bouw je nooit alleen. Juist daar­om is samen­wer­king tij­dens de opbouw zo belang­rijk.

Leve­ran­ciers wer­ken vaak snel en prak­tisch. Dat is nodig om alles op tijd gereed te krij­gen. Tege­lijk bete­kent het dat keu­zes soms wor­den gemaakt op basis van gemak of snel­heid, ter­wijl die invloed heb­ben op vei­lig­heid.

Door tij­dens de opbouw zicht­baar aan­we­zig te zijn en mee te kij­ken, ont­staat er meer afstem­ming. Niet door te con­tro­le­ren op afstand, maar door samen te zor­gen dat het eind­re­sul­taat klopt.

Brand­vei­lig­heid als onder­deel van de opbouw

Wan­neer brand­vei­lig­heid pas aan het ein­de wordt gecon­tro­leerd, is het vaak te laat om nog een­vou­dig aan­pas­sin­gen te doen.

Wan­neer het onder­deel wordt van de opbouw zelf, ver­an­dert dat.

Dan ont­staat er over­zicht. Dan wor­den afwij­kin­gen eer­der gezien en blijft het pro­ces beheers­baar. En mis­schien nog belang­rij­ker: het zorgt voor rust in de orga­ni­sa­tie.

Van voor­be­rei­ding naar uit­voe­ring

De opbouw­fa­se is het moment waar­op plan­nen wer­ke­lijk­heid wor­den. Juist daar­om is het ook het moment waar­op brand­vei­lig­heid zicht­baar wordt.

Door hier aan­dacht aan te geven, voor­kom je dat vei­lig­heid een sluit­post wordt.

Brand­vei­lig­heids­ad­vies Neder­land onder­steunt orga­ni­sa­to­ren bij het con­tro­le­ren en orga­ni­se­ren van brand­vei­lig­heid tij­dens de opbouw van eve­ne­men­ten.

Orga­ni­seer je een fes­ti­val of eve­ne­ment?

Werk je aan een eve­ne­ment en wil je zeker weten dat de brand­vei­lig­heid ook tij­dens de opbouw goed gere­geld is?

Bekijk hoe BVAN kan onder­steu­nen bij advies en con­tro­les op loca­tie.